Política de Correo Electrónico

1. Propósito de Esta Política

Esta Política de Uso de Correo Electrónico establece cómo Tree Codes utiliza el correo electrónico para comunicarse con sus usuarios y clientes. Nos comprometemos a enviar únicamente comunicaciones legítimas, necesarias y respetuosas de tu privacidad.

2. Tipos de Correos que Enviamos

Tree Codes envía correos electrónicos únicamente a clientes y usuarios que tienen una relación comercial con nosotros. Todos nuestros correos son relevantes para los servicios que utilizas.

2.1 Correos Transaccionales (Obligatorios):

a) Facturas Electrónicas (Obligatorio por Ley):

• Envío de facturas electrónicas generadas por el Sistema de Gestión Comercial
• Comprobantes de compra y venta
• Base legal: Decreto Ejecutivo N° 41820-H de Costa Rica (Facturación Electrónica Obligatoria)
• Frecuencia: Cada vez que se realiza una transacción comercial

b) Notificaciones del Sistema:

• Confirmaciones de registro de cuenta
• Verificación de correo electrónico
• Cambios de contraseña y alertas de seguridad
• Confirmaciones de pago de suscripción
• Frecuencia: Solo cuando ocurren eventos específicos

c) Soporte Técnico:

• Respuestas a consultas de soporte
• Confirmaciones de tickets abiertos
• Resolución de problemas técnicos
• Frecuencia: Solo en respuesta a solicitudes del usuario

d) Actualizaciones Críticas del Sistema:

• Mantenimientos programados
• Actualizaciones de seguridad importantes
• Cambios en términos de servicio
• Frecuencia: Solo cuando es absolutamente necesario

2.2 Correos Comerciales e Informativos (Opcionales):

Tree Codes puede enviar a sus clientes existentes:

a) Información sobre Nuevos Productos y Características:

• Lanzamiento de nuevos módulos del SGC
• Mejoras y funcionalidades nuevas del sistema
• Promociones especiales para clientes existentes
• Ofertas de actualización de plan

b) Newsletter Informativo:

• Actualizaciones sobre normativa de Hacienda de Costa Rica
• Cambios en regulaciones de facturación electrónica
• Mejores prácticas para gestión comercial
• Consejos para optimizar el uso del sistema

c) Comunicaciones Relevantes del Negocio:

• Eventos, webinars o capacitaciones
• Casos de éxito y testimonios
• Encuestas de satisfacción (ocasionales)

Frecuencia: Máximo 2-4 correos informativos al mes

3. A Quién Enviamos Correos

3.1 Nuestros Destinatarios:

Tree Codes envía correos ÚNICAMENTE a:

a) Clientes Activos:

• Usuarios con suscripción activa del SGC
• Clientes que han contratado servicios de informática

b) Clientes Previos:

• Ex-usuarios que cancelaron su suscripción (durante 6 meses después de cancelación)
• Solo para informarles de mejoras significativas que podrían interesarles

c) Prospectos que Solicitaron Información:

• Personas que completaron formulario de contacto en nuestro sitio web
• Asistentes a demos o pruebas del sistema
• Solo durante período razonable de seguimiento comercial

3.2 Consentimiento:

Al registrarte en nuestros servicios, aceptas recibir:

• Correos transaccionales (obligatorios, no puedes darte de baja)
• Correos comerciales e informativos (opcionales, puedes darte de baja)

Siempre tienes la opción de modificar tus preferencias de correo desde tu cuenta.

4. Correos que NO Enviamos

5. Cómo Obtenemos las Direcciones de Correo

5.1 Origen Legítimo de las Direcciones:

a) Registro Directo del Usuario:

• Usuario crea una cuenta en nuestro sistema
• Proporciona su email voluntariamente durante el registro
• Acepta nuestros Términos de Servicio y Política de Privacidad

b) Transacciones Comerciales:

• Cliente proporciona su email durante una compra
• Necesario para cumplir con obligación legal de enviar factura electrónica
• El email es requerido por ley para facturación electrónica en Costa Rica

c) Formularios de Contacto:

• Usuario solicita información o demo del sistema
• Proporciona email para recibir respuesta y seguimiento comercial

d) Eventos y Webinars:

• Participantes en eventos organizados por Tree Codes
• Con consentimiento explícito para recibir comunicaciones

5.2 Verificación de Calidad:

• Validamos todas las direcciones de email antes de agregar a nuestra base de datos
• Eliminamos automáticamente emails inválidos o con rebotes permanentes
• No agregamos emails manualmente sin verificación de origen

6. Gestión de Preferencias y Opt-Out

6.1 Cómo Darte de Baja:

Todos los correos comerciales e informativos incluyen:

• Enlace "Darse de baja" claramente visible en el pie del correo
• Botón "Cancelar suscripción" que funciona con un solo clic
• Opción de gestionar preferencias de correo desde tu cuenta

Proceso:

1. Haces clic en "Darse de baja"
2. Tu email se elimina inmediatamente de la lista de correos comerciales
3. Confirmarás que te has dado de baja exitosamente
4. Seguirás recibiendo correos transaccionales obligatorios (facturas, seguridad)

6.2 Tiempos de Procesamiento:

• Opt-out inmediato (máximo 24 horas)
• Si recibes un correo después de darte de baja, puede ser porque ya estaba programado
• Contáctanos si persiste: [email protected]

6.3 Correos que NO Puedes Desactivar:

Los siguientes correos son obligatorios por ley o necesarios para el servicio:

• Facturas electrónicas (obligatorio por ley costarricense)
• Confirmaciones de transacciones
• Alertas de seguridad de cuenta
• Respuestas a solicitudes de soporte
• Notificaciones críticas del sistema

7. Gestión de Bounces y Complaints

7.1 Monitoreo Activo:

Tree Codes monitorea activamente:

• Bounce rate (Rebotes): Correos que no se pueden entregar
• Complaint rate (Quejas): Usuarios que marcan como spam

Objetivos de calidad:

• Bounce rate: menor a 5%
• Complaint rate: menor a 0.1%
• Tasa de opt-out: menor a 2%

7.2 Hard Bounces (Rebotes Permanentes):

Cuando un correo rebota permanentemente (dirección inexistente, dominio inválido):

Acción automática:

1. El email se marca como inválido en nuestra base de datos
2. Se suspende automáticamente el envío a esa dirección
3. Se registra el evento para auditoría
4. Se notifica al administrador del sistema

Tiempo de respuesta: Inmediato (automático)

7.3 Soft Bounces (Rebotes Temporales):

Cuando un correo rebota temporalmente (buzón lleno, servidor temporalmente no disponible):

Acción:

1. Sistema reintenta el envío hasta 3 veces en 24 horas
2. Si persiste el problema después de 3 intentos, se trata como hard bounce
3. El usuario es notificado del problema de entrega

7.4 Complaints (Quejas de Spam):

Cuando un usuario marca nuestro correo como spam:

Acción inmediata:

1. La dirección se elimina automáticamente de TODAS las listas de envío
2. Se investiga la razón de la queja
3. Se registra el incidente
4. Se toman medidas correctivas si es necesario
5. Se analiza el contenido del correo para mejorar

8. Cumplimiento con Leyes Anti-Spam

Tree Codes cumple estrictamente con:

8.1 Legislación Costarricense:

• Ley N° 8968 - Protección de Datos Personales
• Decreto N° 41820-H - Facturación Electrónica
• Código de Comercio de Costa Rica

8.2 Mejores Prácticas Internacionales:

• CAN-SPAM Act (Estados Unidos)
• GDPR (Unión Europea) - Principios generales
• CASL (Canadá) - Anti-spam

8.3 Requerimientos Cumplidos:

• Identificación clara del remitente: Todos los correos identifican a Tree Codes como remitente
• Asunto preciso: El asunto refleja el contenido real del mensaje
• Dirección física: Incluida en todos los correos
• Mecanismo de opt-out: Enlace funcional en todos los correos comerciales
• Procesamiento rápido de opt-out: Máximo 24 horas
• No engaño: Nunca usamos información falsa o engañosa
• Honor de opt-out: Respetamos todas las solicitudes de darse de baja

9. Contenido y Formato de Correos

9.1 Elementos Obligatorios en Cada Correo:

Todos nuestros correos incluyen:

• Nombre y logo de Tree Codes
• Identificación clara del tipo de correo
• Razón específica del envío
• Información de contacto (email: [email protected])
• Dirección física: Cartago, Costa Rica
• Enlace para darse de baja (en correos comerciales)
• Enlace a Política de Privacidad
• Firma electrónica (para facturas)

9.2 Autenticación de Correos:

Todos los correos enviados por Tree Codes están autenticados con:

• SPF (Sender Policy Framework): Verifica que el servidor está autorizado
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Firma digital que garantiza autenticidad
• DMARC (Domain-based Message Authentication): Política de autenticación del dominio
• Custom MAIL FROM: mail.treecodes.net para alineación correcta

9.3 Calidad del Contenido:

Nos comprometemos a:

• Contenido relevante para nuestros clientes
• Frecuencia razonable (no más de 1 correo informativo por semana)
• Diseño profesional y legible
• Sin contenido engañoso o clickbait
• Respeto por el tiempo de nuestros clientes

10. Seguridad en el Envío de Correos

10.1 Protección de Datos en Tránsito:

• Encriptación TLS/SSL: Todos los correos se envían mediante conexiones seguras
• Amazon SES: Proveedor certificado de envío de correos
• Monitoreo continuo: Detección de intentos de phishing o suplantación

10.2 Protección contra Suplantación:

Tree Codes toma medidas para prevenir que terceros se hagan pasar por nosotros:

• Configuración DMARC en modo "quarantine"
• Monitoreo de uso indebido del dominio
• Reportes de suplantación a autoridades cuando sea necesario

10.3 Dominios Oficiales:

Correos legítimos de Tree Codes provienen ÚNICAMENTE de:

• @treecodes.net
• Servidor autenticado: mail.treecodes.net

11. Auditoría y Transparencia

11.1 Métricas Públicas:

Tree Codes mantiene métricas de calidad de envío:

• Tasa de entrega: Mayor a 95%
• Tasa de rebote: Menor a 5%
• Tasa de quejas: Menor a 0.1%
• Tasa de apertura: Promedio 25-35%
• Tiempo de respuesta a quejas: Menor a 24 horas

11.2 Auditorías Periódicas:

• Revisión mensual de métricas de envío
• Análisis trimestral de quejas recibidas
• Evaluación semestral de contenido de correos
• Actualización anual de políticas y procedimientos

12. Reportar Problemas

12.1 Si Recibes Spam o Correo No Deseado:

Si recibes un correo de Tree Codes que consideras inapropiado:

1. Primero, intenta darte de baja usando el enlace en el correo
2. Si persiste, contáctanos: [email protected]
3. Incluye:
   • Asunto del correo
   • Fecha y hora de recepción
   • Por qué lo consideras inapropiado

Investigaremos y resolveremos en menos de 24 horas.

12.2 Si Sospechas de Phishing:

Si recibes un correo sospechoso que dice ser de Tree Codes:

13. Derechos del Usuario

13.1 Tienes Derecho a:

• Darte de baja de correos comerciales en cualquier momento
• Saber qué correos recibirás y con qué frecuencia
• Acceder a tu historial de correos enviados
• Actualizar tu dirección de correo electrónico
• Modificar tus preferencias de correo
• Reportar problemas o quejas
• Solicitar explicación sobre cualquier correo recibido

13.2 Ejercer tus Derechos:

14. Actualizaciones a Esta Política

Cualquier cambio a esta política será comunicado mediante:

• Aviso en nuestro sitio web: https://treecodes.net/
• Notificación por correo electrónico (solo cambios importantes)
• Fecha de "Última actualización" al inicio del documento

15. Compromiso de Tree Codes

16. Contacto

Para consultas sobre esta política:

Tree Codes
Cartago, Costa Rica

Datos de Contacto:
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: +506 7055-3976
Sitio Web: https://treecodes.net/
Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM - 5:00 PM (GMT-6)

Responsable Legal de Política de Correo Electrónico:
Joschua Barahona Gómez
Email: [email protected]